Prof. Dr. Murat Erdal ile Sektör Sohbetleri:

Bu ay Sektör konuğumuz

Hayata Destek Derneği Satınalma Yöneticisi Sn. Özgen Pekcan Yüksel

• Özgen Hanım, Merhaba,
  Röportajımıza geçmeden önce sizi kısaca tanıyabilir miyiz ?  
• 1999 yılında Anadolu Üniversitesi İletişim Bilimleri Fakültesinden mezun oldum. İş hayatıma o yıllarda çok da yaygın olmayan Sivil Toplum sektörünün önde gelen kurumlarından birinde, Türkiye Eğitim Gönüllüleri Vakfı’nda başladım. Vakıf’ta Bütçe ve Planlama Sorumlusu, Bölge Yöneticiliği, son olarak da Lojistik ve Satınalma Koordinatörlüğü yaptım.

Mart 2016’dan bu yana Hayat Destek Derneği’nde Satınalma Yöneticiliği yapıyorum.

• Hayata Destek Derneği’nde satınalma yöneticiliği görevini yürütüyorsunuz…
  Dernek ve faaliyetleri hakkında bilgi alalım.

Bağımsız bir insani yardım kuruluşu olan Hayata Destek’in temelleri 2005 yılında, insani yardım alanında deneyimli beş kadın tarafından atılmış. 12 yıldır Türkiye ve çevre bölgelerde afet risklerinin azaltılması, afete hazırlık, acil yardım ve iyileştirme çalışmaları yürütüyor. Toplum temelli yürütülen çalışmalarda toplumsal katılımı öncelikli tutarak yerel kapasiteyi geliştirmek, afet risk ve etkilerini aza indirgemek, toplulukların temel hak ve ihtiyaçlarına erişimine destek vermek amaçlanıyor. Bu kapsamda hayata destek olurken insanlık, ayrım gözetmeme, tarafsızlık, bağımsızlık ve hesap verebilirlik ilkelerinden ödün vermeden hareket ediyor.

Bugün 300’e yakın çalışanın dâhil olduğu geniş bir ekiple dernek çatısı altında dört ana program çerçevesinde çalışıyoruz: Acil Yardım, Mülteci Destek, Çocuk Koruma ve Sivil Toplumu Güçlendirme ve Koordinasyon. Kapsamı en geniş programımız olan Mülteci Destek çalışmalarımızda şu an Türkiye’de sekiz ilde aktif durumdayız. Geçen yıl insani yardım faaliyetlerimiz kapsamında 100 binden fazla mültecinin hayatına destek olmayı başardık. Daha fazla hayata destek olabilmek için emek sarf etmeye devam ediyoruz.

• Sivil Toplum Örgütlerinde satınalma operasyonlarına ülkemiz yeni yeni alışıyor…STK denince akla çoğunlukla hibe yardımlar geliyor. Ne tür ürün ve hizmetler alıyorsunuz ?

Hayata Destek Derneği,  afet risk ve etkilerinin en aza indirilmesi için Türkiye ve çevre ülkelerde afete hazırlık, risk azaltma, acil müdahale ve iyileştirme çalışmaları yapan bölgesel bir insani yardım kuruluşu.

Şu an yoğunlukla Suriyeli mülteciler ve mevsimlik tarım işçiliğinde çalışan çocuklara destek sağlıyoruz. Çalıştığımız hedef kitlenin gereksinimlerine göre ürün ve hizmetlerin çeşitliliği de değişiklik gösteriyor tabii ki. Herhangi bir acil durumda gerekli batraniye, çadır, uyku tulumundan tutun da ailelere dağıtılacak, hijyen kitlerinden, temizlik, sağlık hizmeti gibi çok farklı ürün ve hizmet alıyoruz.

• STK hizmetlerinde satınalma operasyonlarının temel doğruları nelerdir ?

Satınalmanın temel doğruları sivil toplum ya da özel sektör olarak değişmiyor bana göre.  Temel olarak satınalmanın yedi doğrusu sivil toplum için de geçerli. Doğru ürün ve hizmetlerin, doğru miktarda, doğru kaynaktan, doğru kalitede, doğru fiyattan, doğru zaman ve yerde teslim alınması ve doğru talep sahibine teslim edilmesi. Sivil toplumdaki tek fark bu doğruların bir sisteme değil, bir ihtiyacı karşılamak üzere kurgulanması.

Hayata Destek Derneği’nin satınalma ilkelerinde nihai yararlanıcıların ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayacak, yatırım getirisi en yüksek teklifin seçilmesi, bütün tedarikçilere eşit ve adil yaklaşım ve satınalma sürecinde şeffaflık, zamanında, yeterli bilgi verme ve teklif verebilmeleri için eşit olanak sunmak yer alıyor. Yaptığımız tüm satınalmalarda öncelikli olarak bu ilkeleri temel alıyoruz.

• Satınalma birim yapılanmanız nasıl ? Prosedürlerinizi ve iş akış süreçlerinizi nasıl inşa ettiniz ? Kısaca değinsek…

Derneğimizde bundan 1,5 yıl öncesine kadar Lojistik ve Satınalma süreçleri birlikte yürütülen faaliyetlerdi. Zaman içinde insani yardım ihtiyaçlarını karşılamada standartların yükselmesi, ihtiyaçların çeşitlenmesi daha etkili işleyen bir sistemi zorunlu kıldı ve biz de bu çerçevede iki fonksiyonu birbirinden ayırmaya karar verdik. İlk adımımız, satınalma ekibimizle sorumlu olduğumuz süreçleri şeffaf, hesap verebilir ve saha çalışmalarımıza uygun hale getirebilmek için gözden geçirmek oldu. Bugün, Hayata Destek satınalma operasyonlarının kurallarını içeren bir rehber ve ilgili diğer birimlerle nasıl çalışılacağını gösteren süreç akışları çerçevesinde çalışmalarımızı yürütüyoruz. Satınalmanın belirli bir standartta yürüyebilmesi için insan kaynağımızı güçlendirmeyi ve düzenli eğitimlerle sektöre dair güncel tutmayı da ihmal etmiyoruz.

Hayata Destek Derneği yerleşik olarak Şanlıurfa, Diyarbakır, Hatay, Kayseri, Mardin, Adana, Mersin, İstanbul’da faaliyetlerini sürdürüyor. Yani dağınık bir saha yapılanmamız var. Satınalmanın operasyon ve projelerin hızını kesmemesi, maliyet avantajı sağlaması ve yerel ekonomiye katkı yapabilmesi amacıyla satınalma örgütlenmemizi merkezi ve yerel olarak işbirliği içinde hareket eden iki hat üzerinden sürdürüyoruz.

• STK ürün ve hizmet alımlarında zorluklar nelerdir ?

Sivil Toplum Kuruluşlarında (STK) satınalma yapmanın dezavantajı olduğu kadar avantajı da var. Ne yaptığınızı, amacınızı, hedeflerinizi firmalara anlattığınızda, kendinizi anlattığınızda firmaların STK’lara yaklaşımı daha ılımlı olabiliyor. Aslında bir nevi sosyal sorumluluk olarakta düşünübiliyorlar. Bu bilinçle uygulanan indirimler bizim daha çok ihtiyacı karşılamamıza yardımcı oluyor.

Dezavantajlı yanları ise belli bir bütçe ile alımları yapmak zorundasınız. Bütçenin üstüne çıkmak gibi bir lüksünüz olamıyor. Üretim yapıp satıştan kâr elde etmediğiniz için de sadece ürün satın alımı sürecinde avantaj sahibi olabiliyorsunuz .

• Tedarikçi ilişkileriniz hakkında neler söylemek istersiniz ? Tedarikçi araştırması ve seçim sürecinizin işleyişi nasıl ? Özel sektörden ayrılan yönler var mı?

Tedarikçi araştırması ve seçimi, satınalma operasyonlarının önemli bir aşamasıdır. Hayat Destek Derneği her zaman hesap verebilir, dürüst, iş teslimini zamanında yapan, istenen miktarda ve paylaşılan özellikte malzemeyi sağlayan tedarikçilerle çalışır. Tedarikçi seçiminde yeterli fiziki tesislere sahip olmak, mali durumunun tutarlı olması, fiyatlandırmasının alıcı ve satıcı yönünden makul olması, müşteri menuniyeti ve üretim yönetimi konularında gelişime açık olmalarını dikkate alıyoruz.

Bütün bunların yanında bizimle çalışan tedarikçilerimizin Hayata Destek Derneği, Tedarikçi Davranış Kurallarına da uymasını bekliyoruz. Tedarikçi Davranış Kuralları, Derneğin tedarik zincirinin güvenli olması, çalışanlara saygılı ve onurlu bir şekilde davranılması, iş süreçlerinin çevre sorumluluğu çerçevesinde işletilmesi konularında tedarikçilerimizden beklentilerimizi içeriyor. Tüm sözleşme yaptığımız tedarikçilerden yazılı olarak bu sözü alıyoruz.

• Gelecekte Yardım Kuruluşlarında tedarik zinciri operasyonlarının varacağı noktayı nasıl değerlendirmeliyiz?

Sivil toplum kuruluşları farklı alanlarda çalışan gönüllü örgütlerden düşünce kuruluşlarına, sosyal hareketlerden vatandaşlık inisiyatiflerine, hükümet dışı kurumlardan sendikalara ve meslek odalarına kadar geniş bir yelpaze içinde hareket eden bir alanı temsil ediyor. Bugün, sivil toplumun hareket alanı sadece yerel ve ulusal da değil, bölgesel ve küresel bir nitelik kazandı.

Sahip olunan bilgi ve deneyimin, bireyler ve gruplar arasında paylaşılmasını olanaklı kılan bu gelişim, Sivil Toplum Kuruluşlarının yaygınlaşması ve etkinliklerinin artması gibi, değişimi zorlar hale getirmiştir. Bununla ilintili olarak tabii ki Sivil Toplum Kuruluşlarında Satınalma ve Lojistik fonksiyonları da yaygınlaşacak ve daha etkin hale gelecektir.

• Yardım Kuruluşları için uygun İnsan Kaynakları niteliği, kurum organizasyonu ve teknoloji yatırımları ne ölçüde planlanabilir ?

Sivil Toplum Kuruluşları, faaliyette bulundukları alanlardaki kaynakları, çoğunlukla süreleri belirli projeler üzerinden alınan fon ve hibelerle sağlıyor. Oysa STK’ların hayatta kalabilmeleri ve çalışmalarını planlayabilmeleri için şartsız kaynaklara ihtiyaçları var. Sürdürülebilirliğin sağlanabilmesi için sivil toplum kuruluşlarına bireysel ya da kurumsal desteklerin artması gerekiyor. Bu desteklerin çoğalmasıyla daha kaliteli insani yardım ve sivil toplum için yatırım yapabiliriz.

Aksi takdirde insana ve teknolojiye yönelik yatırımlar sınırlı kalıyor ve uzun süreli planlamalar yapılamıyor.

Kapsamlı bir röportaj oldu.

Satınalma Dergisi olarak değerli görüşleriniz için teşekkür ederiz.